Micro-pianificazione: rendere efficaci le riunioni di sprint

Lavorare per sprint significa pianificare in modo dettagliato le attività in un intervallo di tempo molto breve (ad es. 1 o 2 settimane). Al termine del quale si verificano i risultati raggiunti e si pianificano le attività per lo sprint successivo. 

Gli sprint sono molto utili per dare il ritmo ai progetti. Ogni sprint inizia con una riunione che ha l'obiettivo di definire i risultati da ottenere nel corso dello sprint stesso. 

Per massimizzare l'efficacia di queste riunioni è necessario applicare (almeno) queste 3 regole fondamentali:

1. Partecipanti: Alla riunione di sprint partecipano coloro che eseguiranno le attività,
2. Pianificazione: La pianificazione deve essere realistica,
3. Discussione: Focalizzare la discussione sui risultati da ottenere e non sul modo di ottenerli,

1. Partecipanti

Alle riunioni di sprint devono partecipare coloro che eseguiranno le attività, perchè nessuno è in grado di pianificare in dettaglio il lavoro meglio di chi lo dovrà eseguire.

2. Attività

E' importante essere molto "realisti" nel prendersi in carico le attività: l'orizzonte è breve e la pianificazione deve essere affidabile. Un'attività non eseguita al termine dello sprint dovrebbe essere un piccolo dramma e richiedere una giustificazione valida.

Per questo motivo è necessario considerare anche gli inevitabili imprevisti ed impegnare soltanto una percentuale delle ore disponibili totali (ad es. lasciando un giorno alla settimana alle attività non pianificabili).

3. Discussione

Per essere efficaci è necessario "allenarsi" a:

• definire in modo preciso i risultati che saranno a disposizione al termine dello sprint,
• indicare le criticità ed i rischi nel raggiungimento dei risultati dichiarati,
• non discutere del modo con il quale le attività verranno eseguite,
• non discutere delle caratteristiche del prodotto da realizzare (requisiti, soluzioni, costi, ...).

Di seguito alcuni esempi di dialogo nel corso di una riunione di sprint:

ESEMPIO 1

• "Devo completare i piani di test ed eseguire i test di usabilità." (CORRETTO: Descrizione sintetica dei risultati da ottenere)
• "Ho già individuato 3 utilizzatori, me ne mancano ancora 2. Ho chiesto all'ufficio commerciale di trovarli con urgenza." (CORRETTO: indicazione di una criticità e delle azioni per risolverla)
• "Ogni utilizzatore dovrà venire da noi una mezza giornata per eseguire il piano di test." (SBAGLIATO: Descrizione di come verrà eseguita l'attività. Non è questa la sede adatta.)
• "Non sono ancora sicuro se fargli utilizzare il laboratorio o mettere i prototipi in una sala riunioni." (SBAGLIATO: Descrizione della soluzione tecnica da adottare. Non è questa la sede adatta.)

ESEMPIO 2

• "Devo continuare nella produzione dei disegni." (SBAGLIATO: gli obiettivi non sono chiari)

ESEMPIO 3

• "Devo lanciare l'ordine dello stampo per il guscio superiore" (CORRETTO: obiettivo da raggiungere definito in modo preciso)
• "C'è un dentino molto piccolo, che può rendere instabile l'aggancio" (CORRETTO: indicazione di una criticità)
• "Si potrebbe aumentarne la sporgenza di un millimetro e ridurre la curvatura..." (SBAGLIATO: Discussione della soluzione tecnica. Non è questa la sede adatta.)

E' possibile utilizzare un supporto visuale per la gestione degli sprint, come quello rappresentato nella figura sottostante.

Nel riquadro a sinistra vengono messi i post-it con le attività da eseguire, ma non ancora prese in carico dal team. Nel riquadro centrale ci sono le attività da eseguire nel corso dello sprint, suddivise per responsabile. A destra invece vengono spostate le attività mano a mano che vengono completate.

Le eventuali attività urgenti che debbano essere eseguite pur non essendo state pianificate all'inizio dello sprint vengono rappresentate con dei post-it di colore diverso.

Un tabellone visuale in formato A0 per la gestione degli sprint è disponibile qui per il download.

Il piano delle milestone aziendali

Nello svolgimento di ogni progetto vi sono degli eventi chiave ("milestone"), che permettono di caratterizzarne la timeline. Le milestone possono essere immaginate come le stazioni in un percorso ferroviario: permettono di pianificare il viaggio, indicano in modo chiaro il raggiungimento di un certo punto ed aiutano a stimare il tempo necessario.

Nei progetti le milestone rappresentano (anche combinandoli tra loro):

• il raggiungimento di un risultato (ad es. la validazione del prototipo),
• l'avvio di un'attività (ad es. inizio la campagna di marketing),
• una decisione importante (ad es. ordinare gli stampi per la produzione).

Il primo passo nella pianificazione dei progetti è spesso l'identificazione delle milestone principali, partendo dalla data di completamento desiderata e procedendo all'indietro.

Ad esempio nello sviluppo di un nuovo prodotto è possibile costruire questa sequenza di milestone:

Le milestone principali rappresentano spesso anche gli "impegni" dei team di progetto nei confronti dell'azienda. In altri termini, i team di progetto avranno la libertà di organizzarsi come preferiscono, a patto di rispettare le milestone principali concordate.

E' allora utile creare un piano aziendale delle milestone, che contenga le principali scadenze di tutti i progetti e ne permetta il controllo ad alto livello. La figura seguente rappresenta uno strumento visuale per gestire il piano delle milestone. 

Nelle righe ci sono i progetti, le colonne rappresentano la scala temporale (ad es. le settimane). 
I post-it nelle celle rappresentano invece le milestone principali dei diversi progetti. Colori diversi rappresentano diversi tipi di milestone.

Questo tabellone è il supporto ideale agli incontri periodici tra le diverse funzioni ed i project manager per gestire le scadenze principali di tutti i progetti.

Un tabellone visuale in formato A0 è disponibile qui per il download.