Una delle regole classiche dello sviluppo dei nuovi prodotti afferma che la progettazione può iniziare soltanto quando i requisiti del prodotto siano stati definiti completamente, altrimenti si rischiano continue modifiche e la realizzazione di un prodotto poco focalizzato sulle esigenze degli utilizzatori.
Nel mondo liquido però, la frammentazione del mercato, la complessità dei bisogni e la velocità del cambiamento, rendono spesso impossibile separare l’attività di definizione dei requisiti dall’attività di progettazione. Molte imprese si trovano dunque oggi nella condizione di dover iniziare la progettazione quando i requisiti sono ancora incompleti ed instabili. Questo genera inefficienza, ma permette anche di ridurre il time-to-market, di aumentare la flessibilità e di aumentare la probabilità di sviluppare prodotti vincenti.
La definizione progressiva dei requisiti:
- Permette verifiche di mercato più frequenti ed efficaci durante lo sviluppo,
- Richiede una maggior collaborazione tra le diverse funzioni coinvolte (ad es. marketing e progettazione),
- Richiede una diversa ottimizzazione del processo di sviluppo e di gestione delle modifiche.
Verifiche di mercato durante lo sviluppo
Per le imprese la presunzione di saper interpretare i bisogni ed i desideri dei clienti è sempre più rischiosa. Per ridurre il rischio di realizzare prodotti di scarso successo, bisogna dunque prevedere numerose verifiche dei requisiti con gli utilizzatori.
All’inizio, quando non c’è ancora un prodotto da mostrare è utile effettuare interviste a persone che rappresentino il segmento di mercato target. È però conveniente arrivare quanto prima ad un minimum viable product, cioè ad un prodotto che soddisfi i bisogni principali, che si possa realizzare velocemente e che possa essere utilmente proposto ad alcuni early adopters per verificare il loro interesse e per raccogliere i loro suggerimenti. (per maggiori informazioni sul minimum viable product: The lean startup).
La definizione dei requisiti di un nuovo prodotto o servizio può essere suddivisa in 2 fasi: si parte dall’identificazione dei bisogni e desideri degli utilizzatori, per arrivare alla definizione delle caratteristiche desiderate del prodotto. Un tempo queste fasi erano separate e precedevano l’inizio della progettazione, che riceveva i requisiti in blocco (in un documento o in un sistema informatico di requirements management) ed organizzava liberamente le proprie attività.
Per facilitare la collaborazione tra marketing e progettazione nella definizione dei requisiti, può essere utile utilizzare uno strumento visuale che deriva dal classico “barashi” giapponese.
Lo strumento, rappresentato nella figura qui sopra, si basa su una rappresentazione schematica del prodotto da realizzare. I requisiti vengono descritti su post-it ed il loro stato viene rappresentato da diversi colori e segni:
- Azzurro: per requisiti necessari, ma non ancora definiti,
- Giallo: per requisiti definiti,
- Verde: per requisiti modificati,
- Un cerchio rosso (su post-it azzurro) rappresenta un requisito utilizzato dalla progettazione sulla base di assunzioni non concordate con il marketing,
- Una X rossa (su post-it di qualsiasi colore) rappresenta un requisito congelato, ad esempio perché sono state ordinate le attrezzature di produzione (la modifica di un requisito congelato risulterà particolarmente costosa).
Utilizzando questo strumento risulterà chiaro a tutti lo stato dei requisiti e sarà quindi più semplice la collaborazione tra i diversi enti.
Ottimizzazione del processo di sviluppo e di gestione delle modifiche
Se oggi la definizione dei requisiti e la progettazione procedono in maniera indipendente e le modifiche ai requisiti avvengono in modo asincrono rispetto al processo di progettazione, per migliorare il processo è necessario coordinare queste attività.
È possibile allora procedere per sprint successivi della durata di 1-4 settimane, come avviene nell’agile development del software. All’inizio di ogni sprint vengono condivisi i requisiti definiti e la progettazione può chiedere al marketing la definizione dei requisiti che serviranno nei prossimi sprint. A sua volta la progettazione cercherà di pianificare le proprie attività basandosi sui requisiti disponibili. Questa collaborazione tra marketing e progettazione porta spesso risultati molto importanti in termini di riduzione del time-to-market e di riduzione delle modifiche.
Le modifiche ai requisiti sono comunque inevitabili e dovrebbero essere gestite nel corso di riunioni specifiche, che coinvolgano ed informino tutte le persone impattate dalla modifica e che dovrebbero svolgersi davanti al tabellone dei requisiti. Le modifiche vengono discusse e tracciate sul tabellone, definendo il piano di azioni per la loro realizzazione.
La gestione dei requisiti di prodotto è uno dei più importanti fattori critici di successo nello sviluppo dei nuovi prodotti e risente da un lato dell’instabilità del mercato e dall'altro della rigidità della struttura aziendale. Per questo è necessario e complicato trovare un punto di equilibrio ottimale tra flessibilità (negativa per la progettazione) e rigidità (negativa per il marketing).
