A piccoli passi: lavorare per sprint

Cogliendo l’occasione dell’uscita del bel libro Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days di Jake Knapp, vorrei parlare del concetto di sprint.

Nel mondo liquido le perturbazioni, i cambi di requisiti e di obiettivi sono frequenti e questo rende particolarmente difficile gestire progetti di lunga durata. L’utilizzo degli sprint diventa allora estremamente utile: uno sprint è infatti un mini-progetto di durata breve e prefissata (normalmente da 1 a 4 settimane) con un obiettivo chiaro e raggiungibile.

Il concetto di sprint è stato introdotto nei primi anni ’90 da Ken Schwaber e Jeff Sutherland con lo scrum project management. Il metodo scrum prevede infatti che il futuro venga suddiviso in una serie di sprint successivi, con obiettivi e risorse definiti (qui si può scaricare un'utile guida al metodo scrum, scritta dai suoi ideatori).

I fattori critici di successo dello sprint sono chiari:

• La durata dello sprint è fissata,
• Gli obiettivi da raggiungere sono definiti e raggiungibili,
• Il team di lavoro ha tutte le competenze necessarie per il raggiungimento degli obiettivi,
• Gli strumenti di pianificazione e coordinamento delle attività sono ridotti al minimo,
• Il team di lavoro è quanto più possibile stabile,
• Gli obiettivi sono quanto più possibile stabili.

Nello scrum project management gli sprint si susseguono senza interruzione fino al completo sviluppo del nuovo prodotto. È però anche possibile utilizzare l’approccio a sprint per raggiungere velocemente obiettivi specifici all'interno di un progetto. In questo caso ogni sprint è indipendente e viene alternato a periodi di attività “normale”.

Gli sprint sono particolarmente utili quando si debba privilegiare la velocità e la visione d’insieme, piuttosto che la cura del dettaglio e la ricerca della perfezione. È possibile ad esempio eseguire uno sprint per generare nuove idee, per verificare un product concept o per definire i requisiti di un nuovo prodotto da sviluppare.

Un esempio di sprint è quello che viene utilizzato da Google Ventures per la valutazione ed il perfezionamento delle nuove idee. In 5 giorni le nuove idee vengono sviluppate e verificate seguendo un processo in 5 fasi:

1. Unpack: condivisione delle informazioni,
2. Sketch: definizione delle possibili soluzioni,
3. Decide: definizione del prodotto,
4. Prototype: costruzione di un prototipo,
5. Test: test del prototipo con uno o due utilizzatori.

Le diverse fasi assicurano l'esecuzione di tutti i passi necessari, mentre le metodologie e gli strumenti utilizzati assicurano efficacia e velocità al processo.

Un altro esempio è lo sprint di generazione di idee, che permette in 2 giorni di generare e selezionare idee di prodotti innovativi da sviluppare. Questo sprint prevede 4 fasi:

1. Define: definizione degli obiettivi, condivisione delle informazioni,
2. Explore: costruzione della nuvola dei bisogni,
3. Sketch: definizione delle possibili soluzioni,
4. Select: selezione delle idee.

È spesso possibile suddividere uno sprint in più mini-sprint, intervallati da alcuni giorni di pausa per facilitare la partecipazione degli interessati. Inoltre, poichè la nostra mente inconscia continua ad elaborare informazioni e stimoli, anche quando noi stiamo facendo altre cose, in questo modo si lascia un po’ più tempo alle idee ed alle decisioni per maturare, rendendo lo sprint più ricco ed i risultati finali più affidabili.

Esistono molti tipi di sprint, che permettono di ottenere risultati diversi e che possono essere utilizzati per accelerare significativamente ed a basso costo il processo di sviluppo dei nuovi prodotti.