Vantaggi e svantaggi degli strumenti visuali

Nel mondo liquido tutte le cose cambiano velocemente. Per muoversi in fretta senza fare errori, è necessario utilizzare in azienda approcci e strumenti adeguati, che coniughino efficacia, flessibilità e leggerezza.

Per questo motivo negli ultimi anni si sono diffusi numerosi strumenti di visual management. Rispetto agli strumenti “classici”, quelli visuali presentano vantaggi e svantaggi.

I vantaggi principali degli strumenti visuali sono:

• Maggiore sinteticità ed immediatezza nel rappresentare le informazioni (un’immagine vale più di mille parole): l’utilizzo di forme visibili invece che di parole e concetti attiva meccanismi cerebrali diversi e permette di rappresentare immediatamente la visione d’insieme.
• Maggiore efficacia nella comunicazione: gli strumenti visuali sono più chiari (meno fraintendimenti), si ricordano meglio, superano le barriere linguistiche e sono sempre disponibili (appesi al muro, invece che nella memoria di un computer).
• Maggiore concretezza: essendo estremamente flessibili, permettono di rappresentare esattamente quello che serve al team che li utilizza, adattando il linguaggio al contesto di utilizzo. Avendo d’altra parte una struttura definita, rendono più concrete ed efficaci le riunioni stesse.
• Maggior coinvolgimento emotivo: gli strumenti visuali vengono utilizzati durante gli incontri di discussione e condivisione delle informazioni, rendendo più efficaci questi momenti e favorendo il coinvolgimento attivo dei partecipanti.
• Miglior qualità delle decisioni: tutti i vantaggi precedentemente elencati portano al miglioramento della qualità delle decisioni prese dai team.
• Riduzione del tempo necessario alla gestione ed all’aggiornamento: gli strumenti visuali vengono utilizzati in tempo reale durante le riunioni e registrano immediatamente le informazioni scambiate e le decisioni prese. Al termine della riunione sono in effetti già aggiornati.

I principali svantaggi degli strumenti visuali consistono in:

• Semplicità (a volte eccessiva) dei modelli utilizzati: la necessità di rappresentare graficamente le informazioni e l’assenza di automatismi per il calcolo e l’aggiornamento, impone l’utilizzo di modelli semplici, che in alcuni casi non riescono a rappresentare in modo analitico situazioni molto complesse.
• Difficoltà di utilizzo per team distribuiti geograficamente: in questi casi tabelloni cartacei e post-it non sono sufficienti. Sono invece necessari strumenti informatici adatti a gestire tabelloni visuali.
• Difficoltà di trovare spazi fisici adeguati: l’utilizzo di board visuali molto grandi richiede la disponibilità di pareti o supporti adeguati, in grado di garantire anche la riservatezza delle informazioni.

Si possono infine individuare 4 regole generali per l’utilizzo degli strumenti visuali:

• il board appartiene al team,
• il board è lo strumento per la discussione
• il board deve essere sempre visibile dove serve
• don’t kill efficacy with standardization.

L'utilizzo di visual boards per gestire l'innovazione dei prodotti e dei servizi è ormai molto diffuso e nei prossimi post presenterò alcuni strumenti utili per favorire l'innovazione liquida.