Gestire il portafoglio progetti

La scelta dei prodotti e servizi da sviluppare è una competenza di fondamentale importanza per le imprese. Le risorse per sviluppare nuovi prodotti e servizi sono infatti sempre scarse e devono essere dedicate ai progetti migliori.

Esistono diversi metodi per la gestione del portafoglio progetti, un buon libro su questo tema è ancora questo: Portfolio management for new products di Robert Cooper (2002). I metodi più efficaci a mio parere sono quelli di bilanciamento, che permettono di valutare le idee in modo omogeneo e di costruire una mappa che aiuta a prendere le decisioni.

Le idee possono essere valutate secondo 3 dimensioni principali:

• Importanza strategica: quanto il progetto è importante per la sopravvivenza dell’azienda e/o per la realizzazione della sua strategia.
• Probabilità di successo: quanto è alta la probabilità di riuscire a realizzare il prodotto nei tempi e nei costi desiderati e quanto è probabile che i clienti siano disposti effettivamente ad acquistarlo.
• Importanza economica: quanto vale economicamente il progetto.

Le modalità di valutazione sono necessariamente diverse per ogni azienda. È però possibile utilizzare uno schema semplificato ed abbastanza generale come quello riportato qui sotto, che permette la costruzione di mappe efficaci (ogni potenziale progetto viene rappresentato da un post it posizionato sul tabellone).

Importanza strategica

Viene valutata combinando l’importanza del mercato (o del cliente) target e l’importanza dell’opportunità di business. Un’opportunità di business è considerata strategica se è strategica per il cliente, se permette di affrontare un nuovo segmento di mercato o di sperimentare nuove tecnologie.

La scala di valutazione è a due valori: strategico / non strategico. Il progetto si posiziona nei quadranti superiori per clienti strategici ed opportunità strategiche, nei quadranti inferiori per clienti ed opportunità non strategici e nei quadranti intermedi se soltanto una delle due valutazioni risulta strategica.

Probabilità di successo

La probabilità di successo è la combinazione della probabilità di successo tecnica e commerciale.

La probabilità di successo tecnica misura la fattibilità tecnica e la probabilità di rispettare i tempi ed i costi target.

La probabilità di successo commerciale misura la facilità di penetrazione del prodotto nel mercato e comprende valutazioni sul canale di vendita, sulle norme di riferimento, sui prodotti e servizi della concorrenza e sulla propensione all’acquisto dei clienti.

La scala di valutazione è a tre valori: alta / media / bassa. Il progetto si posiziona nei quadranti a destra se entrambe le probabilità di successo sono alte, nei quadranti a sinistra se almeno una delle probabilità di successo è bassa, altrimenti si posiziona nei quadranti intermedi.

Importanza economica

Viene valutata secondo il fatturato (o il profitto) previsto in un periodo di riferimento (ad es. 3 anni) o per il prodotto a regime. La scala è a tre livelli, con soglie definite dall’azienda. Ogni livello avrà un post-it di colore diverso sul tabellone.

Sulla base delle valutazioni di questi parametri, le opportunità vengono posizionate in uno dei 9 quadranti della mappa. Ogni quadrante è numerato secondo la priorità, suggerendo di assegnare priorità maggiori ai progetti che si posizionano nei quadranti con il numero più basso. Resta comunque una decisione del management selezionare i progetti da sviluppare partendo dalla mappa costruita.

Canvas per azioni di miglioramento su prodotti e servizi esistenti

Un canvas ("canovaccio") in teatro è uno schema di riferimento che permette agli attori di costruire una storia, senza definirne a priori tutti i particolari, ma assicurando che gli elementi principali vengano sviluppati. Nel mondo liquido i canvas sono molto utili per guidare processi decisionali e migliorare la qualità di decisioni complesse.

Spesso i canvas si basano sul “buon senso” e questo è uno dei loro punti di forza: sono semplici ed efficaci. Un buon modo di utilizzare i canvas è quello di prenderli come riferimento durante le riunioni organizzate per prendere decisioni. Il canvas è uno strumento flessibile: non è necessario che la riunione segua una scaletta precisa, né che le informazioni vengano raccolte in modo predeterminato. È invece importante che tutti gli elementi del canvas vengano affrontati e che quindi alla fine dell’incontro si possa prendere una decisione oppure si possano richiedere degli approfondimenti.

Di seguito si trova un canvas che può essere utilizzato per decidere se apportare un miglioramento a un prodotto o un servizio esistente. Il miglioramento continuo dei prodotti e dei servizi è infatti fondamentale per prolungarne il ciclo di vita e/o per ridurre i costi, ma a volte viene affrontato in modo improvvisato. Il canvas, insieme al coinvolgimento delle persone giuste, può aiutare a rendere più efficaci le riunioni per valutare le proposte di miglioramento.

L’utilizzo del canvas è molto semplice:

• Ipotesi di miglioramento: viene descritta in modo sintetico e comprensibile la modifica che si propone di apportare al prodotto o servizio
• Pro: vengono identificati tutti i fattori a favore della modifica, sia esterni (cliente, canale, …), che interni (produzione, logistica, riduzione di rischi, …)
• Contro: vengono identificati tutti gli eventuali fattori contro la modifica, sia esterni (cliente, canale, …), che interni (produzione, logistica, riduzione di rischi, …)
• Delta Costi: viene fatta una stima delle eventuali variazioni dei costi variabili del prodotto o servizio (materiali, lavorazioni, scorte, …)
• Delta fatturato: viene fatta una stima delle eventuali variazioni del fatturato, che deriveranno normalmente da modifiche nei volumi e nei prezzi di vendita
• Investimenti: viene fatta una stima degli eventuali investimenti necessari alla realizzazione della modifica (progettazione, attrezzature, omologazioni, pubblicità, …)
• Rischi: vengono identificati gli eventuali rischi sia nel progetto di introduzione della modifica, sia a causa della modifica stessa
• Note / vincoli: vengono identificati eventuali vincoli o altre informazioni che emergono durante il processo decisionale
• Azioni: l’obiettivo del canvas è quello di aiutare a prendere decisioni corrette. L’ultimo elemento del canvas è proprio l’identificazione delle azioni necessarie per la realizzazione di quanto deciso.

Nel suo utilizzo più agile, il canvas è uno schema mentale e non richiede che venga compilato alcun documento (nemmeno il canvas stesso). In alternativa il canvas stesso con alcune informazioni scritte in tempo reale durante la riunione, può diventare il verbale della riunione ed il documento che autorizza le azioni definite.