La nuvola delle idee: le idee acquistano valore e diventano patrimonio aziendale

Un’idea nella testa di una persona non ha alcun valore.

Le idee, al contrario dei beni fisici, moltiplicano il proprio valore ogni volta che vengono condivise. Questo concetto è espresso molto bene dal famoso aforisma di G.B. Shaw: “Se tu hai una mela, e io ho una mela, e ce le scambiamo, allora tu ed io abbiamo sempre una mela ciascuno. Ma se tu hai un'idea, ed io ho un'idea, e ce le scambiamo, allora abbiamo entrambi due idee”.

Per ogni azienda è dunque importante favorire la condivisione delle idee. Le idee possono nascere da qualunque persona ed in qualunque momento ed è tanto banale quanto importante affermare che deve esistere un “posto” dove poterle annotare e condividere in modo semplice ed immediato.

Poichè le idee si sviluppano meglio se vengono confrontate con altre, la condivisione delle idee dovrebbe avvenire il più precocemente possibile. Bisogna però considerare che le prime fasi della vita delle idee non si adattano facilmente alle costrizioni di procedure formali. Ad esempio la richiesta di compilare un documento di descrizione delle idee con numerosi campi, spesso scoraggia sia la presentazione, che la lettura delle idee.  E soprattutto distoglie l’attenzione dagli aspetti più importanti in questa fase iniziale: un’idea appena nata  infatti non si chiede che cosa farà da grande, ma deve soprattutto ricevere un nome evocativo ed esplicativo, che le permetta di essere compresa, riconosciuta e amata.

Il modo più semplice per annotare le idee è probabilmente quello di creare la nuvola delle idee, cioè uno o più cartelloni appesi al muro nei quali le idee possano essere rappresentate mediante il loro nome scritto su un post-it e messe a disposizione di tutti. In questa fase tutto il resto è zavorra, che uccide la creatività.

La nuvola delle idee può essere organizzata per argomenti: ad es. uno spazio per ogni famiglia di prodotti e poi spazi per altri temi caldi (ad es. la ricerca di nuovi mercati).

Una volta raccolte nella nuvola, è necessario che le idee vengano valutate da chi può decidere in che direzione farle evolvere. Anche per questo passaggio è possibile definire delle procedure rigide con workflow ed incontri regolari ad intervalli di tempo prestabiliti, ma spesso risulta più efficace che chi ha generato l’idea ne parli con le persone che ritiene opportune, scegliendo liberamente il momento. Infatti siamo ancora in una fase nella quale gli schemi prestabiliti risultano spesso troppo rigidi e l’informalità è più efficace delle procedure formali.

La nuvola delle idee può essere consultata in modo pianificato in corrispondenza a momenti specifici della vita aziendale, ad esempio quando si devono prendere decisioni riguardo il piano strategico dei prodotti e la preparazione del budget o alla partenza dei nuovi progetti.

Quando un’idea della nuvola viene giudicata interessante e si decide di mandarla avanti, è il momento di descriverla in un documento che potrebbe essere chiamato idea brief.

Alcune aziende sono abituate a fornire a designer esterni indicazioni su quello che vogliono sottoforma di design brief (o product brief). L’idea brief è un documento analogo, che nasce prima del design brief ed ha il duplice obiettivo di descrivere l’idea all’azienda e di indirizzare tutte le future scelte non deterministiche che riguarderanno l’idea.

L’idea brief dovrebbe contenere le seguenti informazioni:

• descrizione dell’idea: descrizione sintetica dell’idea, possibilmente dal punto di vista dell’utilizzatore,
• descrizione del problema che l’idea intende risolvere: tutti i prodotti (o le modifiche ai prodotti esistenti) nascono per risolvere un problema ed il primo passo per avere successo è proprio quello di spiegare bene qual è il problema che si intende affrontare,
• mercato target: identificazione dei segmenti di mercato ai quali potrà essere proposto il prodotto,
• quali elementi la rendono unica: identificazione degli elementi che rendono l’idea diversa da tutto quello che esiste già sul mercato e le danno quindi motivo di esistere,
• quali obiettivi aziendali soddisfa: che cosa deve aspettarsi l’azienda da questa idea (ad es. aumento dei volumi di vendita o riduzione dei costi delle garanzie),
• eventuali annotazioni: per descrivere meglio l’idea o per evidenziare eventuali assunzioni fatte o per mettere in luce alcuni vincoli, ...

La preparazione della nuvola delle idee e la compilazione dell'idea brief sono strumenti molto semplici, che per essere efficaci devono entrare nelle consuetudini aziendali. Nel periodo di avviamento (che può durare alcuni mesi) il loro utilizzo dovrà essere stimolato, chiedendo alle persone ad appendere le proprie idee e di tenere conto nelle loro attività quotidiane delle idee che sono contenute nella nuvola. 

NOTA: È importante prevedere efficaci meccanismi per "fare pulizia" nella nuvola delle idee: non serve a nulla avere centinaia di idee nella nuvola, se poi non si riesce a governarle. Tutte le idee poco importanti o non fattibili vanno dunque eliminate velocemente e senza troppi rimpianti: altre idee arriveranno a prendere il loro posto!

CALL TO ACTION

• Preparare la nuvola delle idee e chiedere ai collaboratori di appendere le loro idee entro una certa data, nella quale la nuvola delle idee verrà riesaminata da un team per individuare se esistono  idee da sviluppare. Bisogna spiegare ai collaboratori lo scopo della nuvola delle idee e può essere utile anche organizzare alcune sessioni di generazione di idee per iniziare a popolare la nuvola.
• Scrivere l’idea brief per alcune idee importanti.