“Siamo sempre in ritardo!”
“Ad ogni avanzamento di
progetto, spostiamo avanti le scadenze!”
L’azienda è tra i leader
mondiali nel suo settore, opera in un mercato con una forte
stagionalità ed un’elevata concorrenza. Ogni prodotto lanciato in ritardo
regala un piccolo spazio in più ai concorrenti.
C’è un po’ di
rassegnazione nei confronti di questi ritardi. Ogni ritardo in fondo ha una
motivazione precisa e valida: “Il fornitore non ha consegnato i campioni”,
“Abbiamo trovato un baco nel software”, …
Come fare a ridurre i
ritardi?
Innanzitutto bisogna
comprendere che i ritardi si possono ridurre soltanto prevenendoli: quando un
ritardo si è verificato, è già troppo tardi. È necessario dunque prevedere i
possibili ritardi ed agire in modo da ridurre la probabilità che si
verifichino. Questo è un modo di pensare molto poco naturale per l’uomo, che
invece tenderebbe a reagire ai problemi mano a mano che si presentano e
diventano reali.
Di seguito un elenco di
azioni concrete che si possono attivare per ridurre i ritardi nello sviluppo
dei nuovi prodotti.
PROJECT MANAGEMENT
- Estendere il perimetro dei team di progetto: spesso i ritardi avvengono al di fuori del team di progetto, che è generalmente molto sensibile al rispetto delle scadenze. Può essere allora utile estendere i team, facendovi partecipare tutte le persone che possono influire sul rispetto dei tempi (ad es. acquisti, produzione, …).
- Migliorare la qualità dei piani di progetto: introducendo diversi livelli di pianificazione, mantenendo aggiornati i piani ed organizzando riunioni di avanzamento periodiche, che coinvolgano l’intero team.
- Lavorare per sprint: gli sprint permettono una pianificazione agile ed una forte focalizzazione del team verso i risultati da raggiungere.
- Migliorare la capacità di stimare i tempi necessari: sottostimare i tempi di progetto non soltanto crea false aspettative per il lancio dei prodotti, ma impedisce un’organizzazione efficiente delle diverse attività del progetto.
OTTIMIZZAZIONE DEL PROCESSO DI SVILUPPO DEI NUOVI
PRODOTTI
L’unico modo per essere
veloci nel processo di sviluppo dei nuovi prodotti è fare tutte le attività
necessarie, nella giusta sequenza (spesso iterativa). Tutte le apparenti “scorciatoie” introdurranno
ritardi e costi aggiuntivi maggiori.
- Migliorare la definizione progressiva dei requisiti: non è possibile definire tutti i requisiti prima di iniziare la progettazione. È però necessario allineare la definizione dei requisiti con le altre attività, procedendo con lo sviluppo mano a mano che i requisiti divengono stabili.
- Testare meglio i prodotti, durante l’intero ciclo di sviluppo: preparare ed eseguire piani di test intelligenti, da eseguire sin dalle prime fasi di sviluppo, permette di individuare e correggere precocemente eventuali problemi tecnici e di risparmiare molto tempo.
- Anticipare l’avvio dei progetti: preparare un piano strategico dei prodotti ed anticipare il più possibile l'avvio effettivo dei progetti.
- Ridurre la durata delle prime fasi dei progetti: le prime fasi dei progetti sono caratterizzate da elevata incertezza e mancanza di scadenze precise. Per questi motivi tendono ad allungarsi molto. È dunque conveniente applicare dei meccanismi per facilitare le decisioni e stabilire delle deadline precise.
- Eseguire in anticipo le attività di ricerca: separare la ricerca dallo sviluppo permette di acquisire in anticipo le competenze tecnologiche necessarie e di ridurre quindi la durata dei progetti.
COINVOLGERE I FORNITORI
La velocità deve essere
estesa a tutto l’ecosistema coinvolto nello sviluppo dei nuovi prodotti. È
inutile essere veloci e flessibili, se i fornitori rallentano o irrigidiscono
il processo.
- Selezionare fornitori adeguati: selezionare i fornitori non soltanto sulla base del prezzo di acquisto, ma tenendo conto anche della loro capacità di essere partner efficaci, veloci ed affidabili nello sviluppo dei nuovi prodotti.
- Coinvolgere prima e meglio i fornitori: spesso i fornitori hanno competenze che in azienda non ci sono, è dunque estremamente utile coinvolgerli precocemente nello sviluppo dei prodotti, sia per la definizione degli aspetti tecnici, che per dare loro la possibilità di organizzare al meglio le loro attività.
GESTIONE DELLE PRIORITà E DELLE EMERGENZE
Se tutti i progetti sono
prioritari ed urgenti, nessuno è veramente prioritario, né veramente urgente.
- Assegnare le priorità ai progetti in modo intelligente: utilizzare tecniche di project portfolio management per confrontare tra loro in modo omogeneo i diversi progetti ed assegnare le priorità.
- Non sovraccaricare la struttura: troppi progetti contemporaneamente attivi generano inefficienze, errori ed un allungamento generalizzato dei tempi di sviluppo. È meglio invece mantenere un’elevata velocità di attraversamento del processo di sviluppo, focalizzandosi sui progetti a priorità massima, che altrimenti verrebbero rallentati da altri a priorità più bassa.
- Focalizzarsi sullo sviluppo di funzionalità e caratteristiche importanti per il mercato: è necessario ridurre l’impegno di risorse per la realizzazione di elementi poco importanti. È utile a questo scopo verificare precocemente i requisiti da realizzare con i clienti, utilizzando ad esempio tecniche di minimum viable product.
- Filtrare ed attenuare le emergenze: ogni emergenza ha un costo molto elevato per l’azienda: interruzione e ripresa delle attività in corso, ritardi, possibilità di errori, necessità di ripianificare, difficoltà nell’organizzazione del lavoro ed insoddisfazione delle persone. Le emergenze devono dunque essere ridotte al minimo: chi le richiede deve essere conscio di questi costi ed opportuni filtri devono essere messi in opera per ridurne il numero e l’impatto.
RIDURRE GLI ERRORI
- Prevedere i possibili malfunzionamenti e guasti: anticipare i possibili problemi tecnici dei prodotti è il modo migliore per ridurne l’impatto. Esistono diversi metodi per farlo: dalla FMEA, fino ad un semplice brainstorming tra tecnici.
- Comunicare meglio: la scarsa comunicazione è alla base di molti errori durante il processo di sviluppo dei nuovi prodotti. I modi per comunicare sono molteplici e vanno dalla stesura di documenti fino all’organizzazione di riunioni. Di fondamentale importanza sono la capacità di scelta dei canali di comunicazione, di sintetizzare le informazioni rispetto agli interessi di chi ascolta e l’utilizzo di strumenti visuali.
- Verificare le soluzioni prima di applicarle: spesso prendersi del tempo per valutare se la soluzione ipotizzata è effettivamente la migliore permette di anticipare errori, che potrebbero causare importanti costi e ritardi, se scoperti in seguito. Questo è particolarmente importante per le decisioni prese in condizioni di emergenza.
GESTIONE DEL TEMPO
- Ridurre le attività a basso valore aggiunto: Ogni persona ha una discrezionalità più o meno ampia nella gestione del proprio tempo lavorativo, è dunque necessario che sia in grado di valutare il valore e l’urgenza delle attività che gli vengono richieste. Soltanto in questo modo sarà possibile completare in modo efficace “l’ultimo miglio” della pianificazione.
- Assegnare le attività “impreviste” alle persone giuste: riuscire a bilanciare il carico di lavoro con le risorse e le conoscenze disponibili è molto difficile. Spesso per l’indisponibilità immediata di una risorsa, alcune attività vengono assegnate a persone che devono impiegare molto tempo per reperire le informazioni necessarie. Questo genera inefficienza (e quindi potenzialmente ritardi) e va dunque valutato attentamente.
